webbaserat projektverktyg

Projekt är inte tidskritiska – de är resurskritiska!

Har du hört talas om någon organisation där man inte klagar på att man inte har tillräckligt med resurser för projekten? Nej, jag tänkte väl det. Resursbrist är det vanligast förekommande problemet i de företag och organisationer som jag jobbar med. Man har helt enkelt för många projekt på gång samtidigt.

Mina danska konsultkollegor kallar det för ”projektförstoppning” och menar då att projekten är så många att de låser och stoppar upp varandra. Behovet av sanering, balansering och prioritering av de ofta överambitiösa och okontrollerbara projektportföljerna är akut i många företag. Det här problemet drabbar ofta medarbetarna hårt. När man förväntas jobba med fler projekt än vad man orkar med och dessutom ska hjälpa till med det ordinarie linjearbetet så fungerar det helt enkelt inte. Stress, hopplöshet och i värsta fall utbrändhet blir resultatet.

Multiprojektmedarbetare
I boken ”Wenell om projekt” har jag försökt belysa problemet med vad jag kallar för ”multiprojektmedarbetare”, de som har för många projekt på gång samtidigt och som inte får någon hjälp att välja och prioritera. Vad kan man klara av? Vilka projektledare ska man arbeta med och vilka ska man svika?

I en stor studie som jag gjort tillsammans med Umeå universitet så visar det sig att mer än 25 % av de svarande jobbar i mer än 5 projekt samtidigt. Det här är naturligtvis inte bra. Det blir splittrade insatser med massor av ställtid. Frågan är då hur mycket man måste jobba i ett projekt för att vara en nyttig och produktiv resurs. Måste man jobba 50 % eller mer för att det ska kännas bra?

Medarbetarnas energi
Det räcker inte att man som projektledare får ett antal personer knutna till projektgruppen om man inte får disponera deras energi! När jag medverkar vid starten av  ett projekt så börjar jag därför med att fråga de församlade projektdeltagarna hur de ser på projektet, vad de själva förväntar sig och vill få ut av det och hur mycket av deras tid och energi de är beredda att lägga i just det här projektet. Ofta blir svaret en överraskning, i en del fall för projektledaren när det visar sig att medarbetarna inte alls avser att lägga ned den tid på projektet som projektledaren förväntat sig, i andra för deltagarna när projektledaren redovisar vilket löfte om medarbetarens tidsengagemang som hon/han har fått av respektive linjechef.

Jag är inte säker på att en överordnad företagsgemensam prioritetslista löser allt eftersom linjecheferna tenderar till att ha sina egna separata prioritetslistor. Jag har också många gånger upplevt hur projektledare har kunnat ge sitt projekt en informell högre prioritet än vad det ska ha enligt listan. Det har ofta skett genom att skapa en speciellt positiv stämning i gruppen. Man har roligt, trivs i gänget och man är engagerad och känner att man verkligen deltar i arbetet, gör nytta och får uppskattning för det man gör. Medarbetarna är helt enkelt mer motiverade att jobba i det projektet än i andra och ger det en högre informell prioritet.

Medarbetarnas ansvar
Prioritet är egentligen ett spännande ord som i praktiken samtidigt betyder både upp och ned! Att ge hög prioritet innebär med automatik att man prioriterar ned något annat. Frågan är vad? Familjen, kompisarna …? Allt kan inte ha högsta prioritet. Medarbetarna själva måste ta ansvar för sin egen arbetssituation. Det är de som avgör vad som måste och får prioriteras ned. Det är de själva som har ansvaret att agera och säga ifrån!
Jag anser att man kan hålla tidplanen i de allra flesta projekt bara man får rätt medarbetare i projektgruppen och får disponera deras tid och energi på det sätt som projektet kräver.

Projekt är resurskritiska!

Torbjörn Wenell
Projektkultur
Expert Linköpings universitet
www.projektkultur.se

Bli ett Fan på Facebook

Följ oss på Twitter

Prenumerare på Twingly