webbaserat projektverktyg

Ett bra projekt!?

Hur ofta brukar du fundera på vad som egentligen menas med ett bra projekt? Vad är det som är bra? Vem avgör om det är bra och när kan man praktiskt göra det?

Misslyckade projekt är lätta att känna igen. Hallandsåsen är ett bra exempel, ett väldigt bra exempel! Andra projekt kan betraktas som lyckade misslyckanden. Operahuset i Sydney är det mest kända. Trots att projektet tog mycket längre tid än beräknat och att det blev 15 gånger dyrare så betraktas det som lyckat beroende på att effektmålen infriades.

Ett annat, kanske inte lika tydligt exempel, är Tunneln under engelska kanalen som blev 6 gånger dyrare och 18 månader försenad men man anser ändå att det är ett lyckat projekt - ”en gåva till framtida generationer”!
Även om exemplen ovan är tydliga t.o.m. övertydliga så kan det vara svårt att avgöra om ett projekt verkligen är försenat eller överskridit sin budget. Vilken budget? Och försenat mot vad? Målen och ramarna är många gånger fastlagda på ett mycket bristfälligt underlag, ibland rena gissningar och fantasier som är helt orealistiska och omöjliga att infria. Men ”försenad” blir man och inte håller man budgeten heller!

Inte bara måltriangeln

Just att hålla budget och tidplan samt infria prestandakraven d.v.s. hörnen i den kända måltriangeln är det som vanligtvis lyfts fram när vi talar om kriterierna på ett lyckat projekt. Men detta är naturligtvis inte allt. Andra effekter av projektet är kanske minst lika viktiga eller till och med viktigare! Det kan till exempel vara effekter såsom: 

• Affärsnytta - en bra affär
• Miljöpåverkan – positiva effekter på miljön
• Referensprojekt – nöjd kund med möjligheter till nya affärer
• Nya samverkansformer med partner/leverantör
• Kreativa lösningar som kan användas i kommande projekt
• Lärande och erfarenhetsuppbyggnad

Under projektstarten är det därför viktigt att klargöra vilka huvudkriterier som projektet och projektgruppen kommer att mätas emot. Här skulle beställarna kunna vara tydligare och formulera målen så att man t.ex. stimulerar sökandet efter innovativa lösningar. Om vi kopplar tillbaka till triangeln så måste alla inblandade vara överens om var tyngdpunkten, ”kulan”, ligger. Vad har högst prioritet? Den kunskapen är inte bara nödvändig vid planeringen av projektet utan ger oss också vägledning vid alla de vardagliga prioriteringsbeslut som fortlöpande tas under ett projekt. Om tid och prestanda prioriteras på bekostnad av kostnaderna så kan vi ta beslut och välja alternativ som kostar mera bara vi kan leverera snabbare eller bättre.

Effektmålen viktigast

En nyckelfråga när du ska avgöra om ett projekt är lyckat eller ej är vem som har startat projektet och varför. Vad vill man nå för effekt och nytta av projektresultatet? Projektet är bara ett medel, kanske ett av flera, för att nå något större och det är därför som effektmålen egentligen är viktigast när vi avgör om projektet är lyckat eller ej. ”Misslyckade projekt” som inte exakt klarar de fastställda målkraven kan efter en tid, då man kan utvärdera projektet, visa sig vara succéer och att de väl uppfyller effektmålen.
Tyvärr håller inte det här resonemanget fullt ut i kundorderprojekt. Även om projektet är lyckat med alla effektmål uppfyllda för beställaren så kan det vara en katastrof för leverantören. I den här typen av projekt har man flera effektmål som man måste ta hänsyn till. Kunden och leverantören, kanske en IT-konsult, måste därför skapa en vinn/vinn situation där bägge parter tillåts göra ett bra projekt och nå sina egna effektmål. Budgeten får ofta allt för stor betydelse på bekostnad av kvalitet och prestanda. Pressade avtal och hård styrning mot budget fungerar inte som styrinstrument i dagens projekt där målen hela tiden ändras och flexibilitet är nyckelordet.

Slutligen – analysera det avslutade projektet Att låta bli att lära från genomförda projekt är ett säkert sätt att misslyckas med erfarenhetsuppbyggnaden!. Ta dig en funderare på varför just det här projektet har lyckats eller misslyckats. Vad var det som gjorde att det blev så bra eller att det gick så snett? Du kan lära dig något av varje projekt bara du tar dig tid till att tänka efter.

Torbjörn Wenell
Projektkultur
Expert vid Linköpings universitet
Den här e-postadressen är skyddad från spamrobotar, du måste ha Javascript aktiverat för att visa den

Bli ett Fan på Facebook

Följ oss på Twitter

Prenumerare på Twingly