webbaserat projektverktyg

Älska avvikelserna!

Det finns en tydlig tendens att våra projekt blir allt rörligare, allt svårare att förutse och planera. Helt enkelt mindre planerbara! De tydliga och mätbara målen som enligt läroboken ska finnas vid projektstarten, finns inte. Målformuleringen blir därför allt oftare en process under projektets gång där man söker sig fram till ett önskat resultat. Vår planering blir ett underlag för att kunna parera och spekulera.

I sin bok ”På gränsen till fiasko” redovisar Mats Tyrstrup sin forskningsstudie av ledarskap i vardagen inom Ericsson. Studien pågick i 3 år och riktades till 60 chefer och projektledare.

Han påvisar att det är lika vanligt att projekten infriade de mål och resultat som inledningsvis avsågs som att det man åstadkoms hade mycket lite att göra med dessa mål. Man har nått ett helt annat avvikande resultat.

Kraven på projektledaren att både orka och kunna hantera ambitionsglidningar och avvikelser blir därför allt större. Man kan inte planera bort osäkerhet och risker. Flexibilitet och förändringsberedskap är nyckeln till framgång. Projekten är händelsedrivna och kännetecknas av ständiga räddningsaktioner. ”Det finns inget rätt från början”, säger en av Årets Projektledare 2005, Staffan Sjöström på Scania, ”man måste lära sig att älska avvikelserna. De rätta besluten måste tas i realtid. Gör rätt nu!”

En tyvärr alltför vanlig erfarenhet och sanning är att du som projektledare kan frysa och sätta stopp för ändringar i beställarens och brukarnas kravspecifikationer, men de kommer ändå att fortsätta att ändra sina förväntningar. Det är tyvärr de nya, ibland omedvetet förändrade, förväntningarna du som projektledare kommer att mätas emot!

Aktivare beställare
Om nu förutsättningarna för projektet ständigt ändras så måste vi finna en bättre och snabbare kontinuerlig kommunikation mellan beställaren och projektledaren. En stor del av avvikelserna kan projektledaren hantera själv men många hamnar i knäet hos beställaren. Hur kan vi skapa det aktiva och interaktiva samspel som är nödvändigt i många projekt?

Engagerade styrgrupper kan vara en lösning, men ofta är de för långsamma i sin beslutsprocess och hur ofta träffar du på engagerade styrgrupper?
I kundorderstyrda IT-projekt har man i en del fall inrättat ändringsråd. Här möts beställaren, eller kanske vanligare beställarrepresentanter, och projektledaren och tar de dagliga operativa besluten. Besluten om stora avvikelser förankras naturligtvis i styrgruppen.

Väljer vi fel projektledare?
Mats Tyrstrup talar om improviserat ledarskap och menar att ledarskapet i allt större utsträckning utövas efter hand eller till och med i efterhand!

Vi får nya krav på projektledarna. De måste kunna tolka avvikelserna. Vad det är som har hänt eller höll på att hända och förklara för beställare och projektgrupp. Vad betyder det inträffade för projektet och för oss själva och hur kan och ska vi gå vidare?

Är det så att den utbrändhet som vi ibland kan se hos projektledare och medarbetare beror på att vi inte i tillräcklig utsträckning analyserar projektledarnas stresstolerans och förmåga att hantera det osäkra, kanske ibland också rädsla?

Det är den här verkligheten som jag vill att vi ska lära oss förstå och acceptera. Vi behöver skifta fokus från att försöka skapa en bild av verksamheten i form av statiska modeller till att lära oss hantera den situationsanpassat i det praktiska arbetet. Träna projektledarnas förmåga att jobba improviserat och hantera avvikelser, kanske vi till och med kan få dem att älska det oförutsedda.

Torbjörn Wenell
Projektkultur
Expert vid Linköpings universitet
www.projektkultur.se

Bli ett Fan på Facebook

Följ oss på Twitter

Prenumerare på Twingly